The Legal Challenge of PropTech - (III) Digitalization and Ecological Transition in the Real Estate Sector

Avec le développement croissant du numérique, de nombreux secteurs recourent aux technologies disponibles pour dématérialiser tout ou partie des procédures et passer du « papier » à l’ « électronique ». Le support « papier » traditionnel est ainsi remplacé par des documents au format pdf envoyés par email ; la signature manuscrite apposée sur le contrat devient électronique (signature scannée ou signature électronique créée par la carte d’identité électronique belge, par exemple) ; le recommandé devient également électronique, tout comme l’horodatage ou l’archivage puisque, désormais, de nombreux documents existent uniquement au format électronique ou sont le résultat d’un processus de numérisation.

Le secteur immobilier est concerné à plusieurs égards.

De nombreux contrats pourraient en effet être établis, signés et archivés de manière totalement dématérialisée entre les acteurs impliqués, à titre professionnel ou privé (vendeurs, acheteurs, promoteurs immobiliers, banques, notaires, agents immobiliers, etc.). Tel pourrait être le cas en matière de vente, de location/bail, de contrat d’entreprise ou de crédit.

On sera évidemment attentif à l’exigence éventuelle d’un acte notarié à certaines étapes de la transaction immobilière, par exemple en vue de transcrire le contrat de vente d’immeuble au registre de la conservation des hypothèques (formalisme de publicité) ou pour constituer une hypothèque (formalisme solennel).

Le recours aux outils électroniques dans le cadre de la dématérialisation des procédures présente de nombreux avantages : rapidité et fluidité des échanges ; gestion plus efficace, voire automatisée (grâce à l’IA), des documents et des données qu’ils contiennent ; données accessibles 24/7, sécurisées et traçables ; économie de déplacements physiques (pour signer en présentiel) ou de transmission des documents par bpost ; réduction des coûts et de certains impacts environnementaux ; amélioration de l’expérience-client, qui peut accéder plus facilement et plus rapidement aux documents ; etc.

Le recours au numérique n’est pas sans risque. Tout en vérifiant qu’il n’existe pas d’obstacle légal au recours à de tels procédés électroniques, il faut s’assurer qu’en cas de litige, les parties impliquées (ou l’une d’elles, le cas échéant), bénéficieront d’un niveau de sécurité juridique au moins équivalent à celui qui aurait prévalu si le contrat avait été signé à la main et conservé au format papier dans les archives de l’intermédiaire immobilier ou de l’entrepreneur. D’aucuns pourraient en effet craindre que la signature électronique utilisée par les parties soit jugée irrecevable par le juge ou dépourvue des effets juridiques escomptés (avec une remise en cause corrélative de la preuve, voire de la validité du contrat). De même, lorsqu’un contrat établi au format papier est détruit après avoir été numérisé, de graves conséquences pourraient survenir si la version électronique finalement conservée n’a pas les mêmes effets juridiques que l’original « papier ».

As in other sectors, digital technology can help reduce the negative environmental impact of the real estate sector. This is referred to as "IT for Green."

Technologies can, for example, be utilized to inform users about their electricity consumption (using smart meters) and assist them in modifying certain practices to reduce it. They can also enable more efficient analysis and management of buildings by combining the installation of connected devices and sensors with artificial intelligence solutions (which, for instance, can reduce heating when the last employee has left the offices). Virtual tours of an apartment, made possible through video conferencing tools, will have a lower carbon footprint than in-person visits, which require several people to travel by car and cover numerous kilometers.

Digital building twins can also be created. This refers to "interactive and dynamic simulation that reflects the real-time status and behaviour of a physical building"[1]. Various factors can be taken into account (temperature, occupancy, humidity, weather, etc.). Their analysis allows for a comprehensive and real-time understanding of the energy performance of buildings and provides managers with an effective tool for optimizing energy consumption.

At the same time, it is important to recognize that the use of digital technology also has a negative environmental impact (estimated at 4% of the global carbon footprint and increasing significantly). This impact originates from IT products (smartphones, computers, data centers, network cables, etc.) and applications (data, AI, social media, streaming, eCommerce, etc.).

[1] See Recital No 57 of directive 2024/1275.

Dans le règlement eIDAS, une distinction fondamentale est faite entre les prestataires (et les services) qualifiés, d’une part, les prestataires (et les services) non-qualifiés, d’autre part.

De manière générale, les prestataires et les services de confiance qualifiés sont soumis à des exigences très strictes (et généralement coûteuses à mettre en œuvre), sur les plans technique, juridique et organisationnel. Ils sont également soumis à une autorisation préalable de la part des autorités publiques compétentes (en Belgique, le SPF Economie). Parallèlement, ils offrent un niveau de sécurité juridique très élevé aux parties utilisatrices.

En Belgique, la liste des prestataires et services qualifiés est disponible sur le site du SPF Economie[1]. Au niveau européen, une liste de confiance des prestataires qualifiés est également publiée par la Commission[2].

Trois catégories de signature électroniques sont visées par le règlement eIDAS :

• la signature électronique (simple) ;
• la signature électronique avancée et
• la signature électronique qualifiée.

[1] https://economie.fgov.be/fr/themes/line/commerce-electronique/signature-electronique-et (consulté le 17.07.25).

[2] https://eidas.ec.europa.eu/efda/trust-services/browse/eidas/tls (consulté le 17.07.25).

Seule la signature électronique qualifiée est assimilée automatiquement à une signature manuscrite[1]. Plus précisément, ses effets juridiques sont réputés équivalents à ceux d’une signature manuscrite. Elle bénéficie aussi, comme les autres services qualifiés, d’une reconnaissance internationale, dans les autres Etats membres de l’Union européenne. En Belgique, la signature électronique créée par la carte d’identité électronique est normalement une signature électronique qualifiée.

Les autres formes de signature électronique (simple ou avancée) offrent un niveau de sécurité juridique plus faible. On vise par exemple les signatures réalisées à travers des applications telles que DocuSign, une signature scannée voire un simple nom apposé au bas d’un message. Le règlement eIDAS leur reconnaît le principe de non-discrimination, en vertu duquel leur effet juridique et leur recevabilité comme preuve en justice ne peuvent pas être refusés au seul motif que la signature n’est pas qualifiée ou qu’elle est électronique[2]. En cas de litige, la juridiction saisie devra donc l’examiner. Au moment de déterminer si le procédé est jugé équivalent à une signature manuscrite et peut par conséquent sortir les mêmes effets, c’est à la partie qui s’en prévaut qu’il appartiendra de démontrer que les fonctions attendues de la signature ont été atteintes. Conformément au droit belge, il faudra établir que le procédé permet d’identifier le signataire et de marquer son adhésion au contenu de l’acte[3]. Avec des mécanismes relativement élaborés, et susceptibles d’être considérés comme des signatures avancées, cela ne devrait pas poser de difficulté. Pour les solutions plus simples, faciles à falsifier (comme une signature scannée), la fonction d’identification pourrait être contestée et, par voie de conséquence, le procédé dépourvu d’effet juridique.

[1] Art. 25, § 2, du règlement eIDAS.

[2] Art. 25, § 1^er, du règlement eIDAS.

[3] Cf. la définition de la signature figurant à l’article 8.1, 2°, du Code civil.

En pratique, la question se pose de savoir s’il faut opter pour une signature électronique qualifiée, généralement payante, ou non qualifiée (simple ou avancée). Une analyse au cas par cas doit être réalisée par l’entreprise active dans le secteur immobilier, en fonction du risque de l’opération. Plusieurs éléments peuvent être pris en considération, tels que la qualité de la personne contre laquelle la preuve devra être apportée (sachant que la preuve est libre contre les entreprises), la sanction éventuelle en cas de non-respect de l’exigence formelle (très lourde en matière de crédit, par exemple) ou le montant en jeu.

Digital technology utilized for ecological transition will generally involve processing the data of individuals who live or work in the buildings. This is the case, for example, when a smart meter records electricity consumption in real-time. Such processing of personal data will be subject to the provisions of the General Data Protection Regulation (GDPR). There are indeed obvious privacy risks: in this illustration, the data collected by the smart meter allows us to know when the house is occupied and the consumption habits of the people living there (meal times, sleep patterns, etc.).

Each party involved must be clearly classified: data controller, processor, data subject, etc. The legal basis for the processing must be established precisely (legitimate interest or performance of a contract, for example), while taking into account the constraints that may arise from it (such as the right to withdraw consent if that is the lawfulness basis of the processing).

Technical and organizational measures must be implemented to ensure the security of the processing activities. Finally, it is essential to ensure that the rights of the data subjects are scrupulously respected, particularly regarding transparency.

For further details, we refer to the note on the valuation of data in compliance with the GDPR.

Given the increasing attention paid by the public - consumers or otherwise - to environmental protection issues, professionals rightly wish to highlight the environmental performance of their products or their own eco-responsible behavior in marketing campaigns or on the product itself (with specific labeling).

In the real estate sector, companies might therefore emphasize the use of more "green" materials or the adoption of technologies that help mitigate climate impact, achieve carbon neutrality, or respect the environment.

If the claim is accurate and the potential use of the logo or label complies with applicable regulations, there is no particular difficulty. On the contrary, it is encouraging that environmental concerns are being acknowledged by industry professionals and appropriately valued by clients, at the final stage of the distribution process, influencing their decision to purchase one product over another.

However, misleading practices that involve displaying incorrect information about the environmental impact of a product will be penalized. In this regard, it is generally very difficult, if not impossible, for the consumer to verify the accuracy of the environmental claim.

Such behaviors—generally referred to as greenwashing—are prohibited.

Soft law rules have been established by the advertising and marketing sector (at both the international and Belgian levels) to regulate environmental claims in commercial communications. The 2024 edition of the International Chamber of Commerce (ICC) Code on Advertising and Marketing ("ICC Code")[1] includes a specific section dedicated to environmental claims in commercial communications (Chapter D)[2].

Such practices could also be sanctioned under unfair commercial practices concerning consumers[3].

Considering that these rules are insufficient, the European Commission has submitted proposals in this regard[4].

Directive 2005/29/EC on unfair commercial practices was amended in 2024[5]. The concept of "environmental claim" is now introduced. Two scenarios in which a practice is deemed misleading by action according to the semi-general standard have been added to Article 6, § 2. They relate to "an environmental claim related to future environmental performance without clear, objective, publicly available and verifiable commitments set out in a detailed and realistic implementation plan that includes measurable and time-bound targets and other relevant elements necessary to support its implementation, such as allocation of resources, and that is regularly verified by an independent third party expert, whose findings are made available to consumers" (point d), and "advertising benefits to consumers that are irrelevant and do not result from any feature of the product or business" (point e).

Several unfair commercial practices that are prohibited in all circumstances have also been added. The following practices are prohibited:

• "Making a generic environmental claim for which the trader is not able to demonstrate recognised excellent environmental performance relevant to the claim";
• "Making an environmental claim about the entire product or the trader’s entire business when it concerns only a certain aspect of the product or a specific activity of the trader’s business"; or
• "Claiming, based on the offsetting of greenhouse gas emissions, that a product has a neutral, reduced or positive impact on the environment in terms of greenhouse gas emissions."

This upcoming tightening of the rules regarding greenwashing should prompt professionals to exercise caution when promoting the merits of the services they implement in favor of ecological transition and to avoid broad and vague formulations.

[1] This version of the ICC Code is available on ICC_2024_MarketingCode_2024.pdf.

[2] In Belgium, the Intersectoral Code of Ecological Advertising can also be mentioned.

[3] Directive 2005/29/EC of the European Parliament and of the Council of 11 May 2005 concerning unfair business-to-consumer commercial practices in the internal market and amending Council Directive 84/450/EEC, Directives 97/7/EC, 98/27/EC and 2002/65/EC of the European Parliament and of the Council and Regulation (EC) No 2006/2004 of the European Parliament and of the Council (‘Unfair Commercial Practices Directive’), O.J. L149 of 11 June 2005.

[4] See also the Proposal for a Directive of the European Parliament and of the Council on substantiation and communication of explicit environmental claims (Green Claims Directive), COM(2023) 166 final.

[5] Directive (EU) 2024/825 of the European Parliament and of the Council of 28 February 2024 amending Directives 2005/29/EC and 2011/83/EU as regards empowering consumers for the green transition through better protection against unfair practices and through better information, O.J. L of 6 March 2024. This directive must be transposed by March 27, 2026, with the new rules coming into effect from September 27, 2026.

Une distinction est faite entre l’archivage électronique qualifié, soumis à des exigences strictes, et l’archivage électronique non-qualifié. Le niveau de sécurité juridique est plus élevé pour les services qualifiés : outre une reconnaissance internationale, dans tous les Etats membres de l’Union, les données et les documents électroniques préservés au moyen d’un service qualifié bénéficient d’une présomption quant à leur intégrité et leur origine pendant la durée de la période de préservation par le prestataire qualifié[1]. La preuve sera donc facilitée pour celui qui entend s’y référer. Pour les services non-qualifiés, par contre, seul le principe de non-discrimination, qui interdit de priver les éléments ainsi conservés d’effet juridique ou de les écarter comme en justice, est consacré par le règlement eIDAS[2]. Cela signifie qu’en cas de litige ou de contestation, il appartiendra à celui qui s’en prévaut de démontrer que les fonctions attendues de l’archivage électronique ont été préservées : durabilité, lisibilité, intégrité, confidentialité et preuve de l’origine pendant toute la période de conservation. Le risque est donc plus élevé.

[1] Art. 45 decies, § 2, du règlement eIDAS.

[2] Art. 45 decies, § 1^er, du règlement eIDAS.

Comme pour la signature électronique, plusieurs éléments pourront être pris en considération, sur la base des éléments concrets du dossier, pour décider de recourir à du qualifié ou du non-qualifié. On aura ainsi égard à la durée de la période de conservation (parfois définie légalement ou, à défaut, par référence au délai de prescription) et aux sanctions susceptibles d’être prononcées en cas de violation de cette exigence.

For more information, please feel free to contact Hervé Jacquemin, Julie-Anne Delcorde, Thierry Tilquin

Keep up to date with our news on LinkdIn